Fui registrar atas de posse da associação e o cartório solicitou atas anteriores sem registo: Pode?
Problemas: 1) Dificuldade para localizar as Atas e demais documentos, inclusive assinaturas, devido ao tempo e dispersão das pessoas. 2) Aumento do montante de recursos a ser gasto nesta finalidade, em início de trabalho, quando a Associação não tem recursos em caixa.
A primeira pergunta é: por que o cartório está solicitando atas anteriores sem registro?
O Código Civil prescreve em seu artigo 45 que: “começa a existência legal das pessoas jurídicas de direito privado com a inscrição do ato constitutivo no respectivo registro, precedida, quando necessário, de autorização ou aprovação do Poder Executivo, averbando-se no registro todas as alterações por que passar o ato constitutivo”. Em outras palavras, uma Associação “nasce” com a inscrição do seu ato constitutivo no respectivo registro, no caso, o Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas da comarca em que a Associação tem sede. O ato constitutivo é a Ata de Fundação, juntamente com o Estatuto Social, documento que estipula as regras internas da Associação.
Neste mesmo artigo 45, fica claro que, todos os atos praticados pela Associação, deverão ser levados a registro para que assim, o registro do cartório demonstre a realidade jurídica da Associação. O raciocínio é bastante lógico, mas, para fixarmos definitivamente vamos imaginar o seguinte. Toda e qualquer pessoa tem o direito de saber sobre a “vida” de uma Associação, para isso esta pessoa não precisa ir até a sua sede e questionar às pessoas responsáveis sobre as informações que deseja obter. Mesmo por que, muitas vezes poderá haver resistência ou receio destas em prestar tais informações. Por isso a legislação atribuiu aos cartórios a função de dar publicidade a estes registros através de uma certidão. O cartório tem o dever de informar tudo o que for necessário, seja expedindo uma certidão de todos os atos arquivados, seja de uma ata específica, ou, ainda, respondendo à quesitos apresentados pelo interessado.
Devemos ter em mente também, que uma Associação não expressa sua “vontade” (a vontade de seus associados) pela “fala” ou por documentos emitidos, como o faz uma Sociedade Empresária, uma Associação só pode se expressar, só pode verbalizar sua “vontade” através de uma Ata, ou seja, através da Ata (seja de uma reunião ou de uma Assembleia) fica firmado a vontade soberana do grupo, que somente terá validade perante a sociedade, sobre aqueles que não integram a Associação, após o seu devido registro em Cartório.
REGISTRO PÚBLICO – CARTÓRIO:
O Cartório, como dito, é responsável por receber todos os atos das pessoas jurídicas, com o objetivo de garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. A lei determinou que o Cartório é competente para registrar os atos das Associações, Fundações e Sociedades Simples, ficando todas as demais sobre a competência de outros órgãos públicos, como a Junta Comercial que registra Sociedade Empresária, por exemplo. A Lei que determina as diretrizes e coordenadas para o funcionamento do Cartório é a Lei Federal no 6.015, do ano de 1973, apoiada pelo Código Civil e pela Constituição Federal.
Também faz parte do conjunto de regras que o Cartório deve seguir as Normas de Serviços. Com a mesma força de uma Lei, as Normas foram editadas através de um Provimento formulado pela Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, e visa harmonizar e regulamentar estes Serviços Públicos da maneira mais uniforme possível, buscando, desta forma, a melhor qualidade e segurança aos usuários em geral.
Existem algumas características do cartório bastante sólidas, chamadas de Princípios. Destacando os que se mostram mais presentes no universo das Associações de Moradores.
Princípio da Publicidade: Este é o princípio que garante o acesso do usuário às informações de todas as Associações;
Princípio da Fé-pública: Este princípio emprega aos documentos emitidos pelo Cartório a devida fé-pública, necessária para a comprovação dos atos ali expressos;
Princípio da Legalidade: Este princípio é também de fácil compreensão. Através dele tem-se que o Oficial deve se ater rigorosamente aos ditames da Lei, daquele grupo de leis acima citadas.
Princípio da Territorialidade: Aqui temos a regra de competência territorial dos Cartórios. Determina que o registro da Associação deverá ser feito na comarca onde tem sede, conforme previsto em seu Estatuto Social;
Princípio da Continuidade: Atendo-se ao nosso caso, das Associações de Moradores, este talvez seja o princípio mais importante de toda a cadeia registral. Através deste princípio todo ato trazido a registro deve guardar relação com o título anterior, que encontra-se registrado no cartório.Outra forma de exemplificar é fazendo uma comparação com o Registro de Imóveis, onde fica clara a situação que uma pessoa só pode comprar um imóvel daquela que efetivamente consta proprietário no registro do cartório;
Princípio da Prioridade: O princípio da prioridade garante que todos os títulos apresentados ao cartório obedecerão estritamente a ordem de sua protocolização. Não poderá o título que for protocolado por último passar à frente do primeiro;
Princípio da Especialidade: Divide-se em Especialidade Objetiva e Especialidade Subjetiva. O primeiro refere-se ao objeto do negócio, que deve ser perfeitamente detalhado, mais presente no Registro de Imóveis.
O segundo, por sua vez mais presente no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, atribui a necessidade da perfeita caracterização das pessoas envolvidas com o ato, portanto, todos aqueles que forem citados deverão sê-lo qualificados completamente, ou seja, com o nome completo, carteira de identidade, número de CPF, nacionalidade, profissão, estado civil e residência. Bastante exigido para o caso de eleições e atribuições diversas.
Princípio da Instância: Segundo o qual é proibido a atuação do Oficial por iniciativa própria, ou seja, o mesmo só poderá praticar algum ato se requerido pela parte interessada.
Conclusão:
O cartório pode solicitar ATAS anteriores, especialmente por considerar que o Sistema de Registro Público deve obedecer princípios basilares, que visam a segurança jurídica de todo o complexo registral, especialmente o princípio da CONTINUIDADE. As Diretorias precisam ser orientadas pela FEMAC para que não haja falhas ou lacunas no arquivamento dos atos da entidade.
Fonte: Manual Prático de Associação de Moradores de Bairros.
