Administração de uma Associação de Moradores
Desafios para o movimento comunitário II
Como visto no artigo anterior, um número considerável de Associações Comunitárias estão com dificuldades jurídicas de fiscais por falta de recursos financeiros para custear as despesas com cartórios. Acontece que este problema agrava com as omissões administrativas cometidas pelos dirigentes que na maioria das vezes não são capacitados para a administração da entidade e não observam os prazos para para entrega de documentos aos órgãos governamentais o que acaba acarretando multas e custos adicionais para confecção de apresentação dos mesmos fora do prazo.
Mesmo as pessoas jurídicas sem fins lucrativos, como são as associações de moradores, precisam cumprir formalidades, até mesmo para provar que são sem fins lucrativos. Então o legislador criou obrigações mínimas em relação a documentos que associações precisam possuir: Estatuto Social; Ata de eleição da diretoria; CNPJ; Inscrição Municipal; Certidões negativas do FGTS, da Receita Federal/INSS e da prefeitura municipal; Livro Diário registrado em cartório e demonstrativos contábeis; Termos de associados e de Serviços Voluntários. Cada um destes documentos têm uma finalidade e compreendendo essa finalidade fica fácil saber porque o legislador exige tal documento. Vejamos a finalidade de cada um deles.
Estatuto Social - documento que contém as regras de funcionamento da associação de moradores.
Ata de eleição de diretoria – toda associação deve eleger dentre o grupo de associados um determinado número de pessoas que estarão à frente na execução das decisões tomadas pelo grupo através da assembleia geral.
CNPJ – este cadastro é a maneira que a Receita Federal do Brasil tem para saber sobre a existência de uma pessoa jurídica, seja ela com ou sem fins lucrativos. É como se fosse a “digital” das pessoas jurídicas, por isto, este documento é necessário. Uma entidade sem fins lucrativos não paga os impostos que uma empresa precisa pagar, portanto a Receita Federal precisa ter certeza qual pessoa jurídica não tem fins lucrativos e está, assim, imune e isenta de determinados tributos. Para saber estas informações ela determina que todas, inclusive as associações de moradores, tenham inscrição no CNPJ.
Inscrição municipal - é a inscrição que qualquer pessoa jurídica deve fazer na prefeitura do município onde está a sede. Existem impostos municipais que as empresas com fins lucrativos precisam pagar e que as associações sem fins lucrativos estão imunes e isentas, mas para comprovar ao município que a atividade é sem fins lucrativos é preciso fazer o cadastro municipal, ou seja, ter o número de inscrição municipal.
Certidões negativas – embora existam outros tipos de certidões negativas, as que sempre serão exigidas de associações de moradores são três: a do FGTS, a da Receita Federal/INSS e a da prefeitura.
Estes documentos são os únicos que legalmente comprovam que a instituição não está em débito tributário, ou seja, que não está com tributos atrasados e nem com multas por falta de entrega de declarações.
A Certidão Negativa emitida pela Receita Federal/INSS demonstra que não há dívida de PIS, COFINS e INSS em aberto e que todas as declarações obrigatórias foram entregues pelo contador.
A Certidão Negativa referente ao FGTS é emitida pela Caixa Econômica Federal e comprova que a entidade não tem débitos de FGTS de empregados e a Certidão Negativa Municipal demonstra que na Prefeitura não há débitos de ISS ou IPTU em nome da associação. É preciso ficar atento aos prazos.
Livro Diário e demonstrativos contábeis registrados em cartório - toda instituição sem fins lucrativos, inclusive as associações de moradores, estão obrigadas a ter registros contábeis oficiais, o que de acordo com a legislação específica significa dizer que é preciso ter dois livros contábeis: Livro Diário e Livro Razão.
O livro Diário, para ter valor legal, precisa ser registrado no Cartório onde está registrada a associação. Dentro do Livro Diário devem estar encadernados, além de outras coisas, pelo menos quatro demonstrativos contábeis: Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio e Notas Explicativas.
É através dos demonstrativos contábeis e dos livros contábeis que a fiscalização terá certeza, oficialmente falando, que a instituição é de fato sem fins lucrativos: que valor arrecada, de onde vem a receita, quais os tipos de gastos, em que atividades são gastos os valores, etc. Somente o profissional contábil é habilitado para elaborar tais documentos no formato exigidos pela lei e para registro em cartório.
Termo de adesão de associado – não existe, legalmente falando, associação sem associados. Como a Constituição Federal determina que ninguém é obrigado a associar-se a nada, é preciso ter a comprovação que o morador desejou ser um associado da associação de moradores e por isto é necessário a assinatura do Termo. Este documento é a comprovação do desejo de associar-se e é o que confere ao morador os direitos e obrigações previstos no estatuto da associação de moradores, até mesmo para usufruir dos direitos de votar e ser votado para cargos de diretoria.
Termos de associados e termos de voluntários assinados – existe uma lei que rege as relações entre entidades sem fins lucrativos e voluntários, a lei 9.608/98. Este Termo de Adesão ao Trabalho Voluntário é um documento que protege as entidades contra futuras reclamações trabalhistas e contra autuações de fiscais do trabalho. É um documento onde o voluntário declara que qualquer serviço não remunerado que esteja prestando para associação é por livre e espontânea vontade e onde ele também deve declarar o tipo de serviço a que está se comprometendo, dias e horários. Lembrando que “problemas nós só temos com amigos, pois com inimigos não corremos riscos, pois já nos prevenimos”, nunca é demais lembrar que a emoção não deve dar lugar à razão quando pensarmos em obrigações legais.
Fonte: Manual de Boas Práticas e Orientações Legais para a Gestão de Associações de Moradores.
